Dois documentos que contam histórias diferentes
A confusão que gera quase todo erro nessa área cabe em uma frase: a fatura lista compras, o extrato lista movimentação de dinheiro. São recortes distintos da mesma realidade, separados no tempo.
Quando alguém da empresa passa o cartão no dia 3, nada acontece na conta corrente. A compra entra na fatura, que fecha em determinado dia e vence em outro. Só no vencimento — às vezes cinco semanas depois da compra — sai dinheiro do banco, e aí sim aparece uma linha no extrato: um débito único, de valor redondo, que corresponde à soma de dezenas de compras heterogêneas.
Quem lança as compras da fatura e lança o pagamento que aparece no extrato, sem ligar um ao outro, contabiliza a mesma despesa duas vezes. É o erro mais comum e o mais silencioso, porque cada lançamento isolado parece legítimo.
O modelo que resolve
O tratamento correto trata o cartão como um fornecedor intermediário. A sequência é esta:
- As compras da fatura viram despesas, cada uma na sua categoria, na data em que ocorreram.
- Essas despesas não são pagas individualmente: elas se acumulam num título a pagar no valor total da fatura, com vencimento na data de vencimento dela.
- A linha do extrato bancário no dia do vencimento dá baixa nesse título — e só nele.
Assim cada real aparece uma vez como despesa, na categoria e na data certas, e uma vez como saída de caixa, na data em que o dinheiro efetivamente saiu. Regime de competência e regime de caixa convivem sem se atropelar.
Se você concilia só pelo extrato, sem abrir a fatura, tem o caixa certo e a análise de despesa inútil: um único lançamento gigante chamado "cartão", sem dizer se a empresa gastou com combustível, software ou refeição.
O arquivo de cartão é de outro tipo
Detalhe técnico com consequência prática: no formato OFX, extrato bancário e fatura de cartão não usam a mesma estrutura. O extrato de conta corrente vem num bloco de bank statement; a fatura vem num bloco próprio de credit card statement, com o número do cartão no lugar de agência e conta.
Por isso alguns sistemas recusam um arquivo de cartão numa tela que espera conta corrente, e vice-versa, com mensagem pouco explicativa. Havendo essa recusa, verifique se a tela de destino é a de cartões — vários ERPs têm uma separada — antes de concluir que o arquivo está corrompido.
Uma consequência adicional: os sinais se invertem em relação à intuição. Numa fatura, a compra aumenta o que você deve, e o pagamento reduz. Ao inspecionar o conteúdo, não estranhe encontrar as compras com sinal contrário ao que esperava. A estrutura do formato está descrita em o que é o formato OFX.
Parcelamento: onde a despesa mora
Compra em seis vezes gera uma pergunta legítima: a despesa é do mês da compra ou distribui-se pelos seis meses?
Para bens e serviços consumidos de imediato, a despesa é do mês da compra, e as parcelas seguintes são apenas o pagamento de uma dívida já registrada. Para algo que se consome ao longo do tempo — uma assinatura anual, por exemplo —, faz sentido apropriar por competência ao longo do período.
O que não funciona é misturar os dois critérios dentro da mesma empresa. Cada parcela que aparece na fatura precisa ter destino definido: ou baixa de uma obrigação já contabilizada, ou despesa nova daquele mês. Sem essa regra escrita, o mesmo tipo de compra recebe tratamentos diferentes conforme quem fecha o mês, e a comparação entre períodos deixa de significar alguma coisa.
Estorno, anuidade, juros e IOF
Quatro itens aparecem na fatura sem serem compra e merecem tratamento próprio:
- Estorno — cancela uma compra anterior. Idealmente abate a mesma categoria que a compra original usou, e não vira receita.
- Anuidade e tarifas — despesa financeira da empresa, categoria própria.
- Juros de rotativo e multa — despesa financeira, e um indicador que merece atenção: sua presença recorrente significa que a empresa está financiando operação no crédito mais caro disponível.
- IOF — tributo, categoria separada, útil de acompanhar por causa de compras internacionais.
Compras em moeda estrangeira trazem ainda a variação cambial entre a data da compra e a do fechamento, o que faz o valor em reais na fatura divergir do que se via na hora da compra. A diferença é despesa financeira, não erro de leitura.
Cartão corporativo com vários portadores
Empresas que distribuem cartões adicionais recebem uma fatura só, com compras de várias pessoas. Conciliar isso sem separar por portador desperdiça a informação mais útil do documento.
Faturas costumam identificar o portador em cada linha, e vale preservar esse dado — seja como centro de custo, seja no histórico do lançamento. É o que permite responder quanto cada área gastou, e é também o que sustenta a política interna de uso, porque torna o gasto visível a quem o autorizou.
Quando a fatura vem só em PDF, o conversor de PDF para OFX lê layouts de fatura além dos de extrato — inclusive documentos com vários portadores, como as faturas empresariais do Itaú.
Conferindo
A checagem que fecha o assunto: a soma das compras lançadas no período mais os encargos deve resultar no total da fatura, e esse total deve ser exatamente o valor debitado no extrato no vencimento. Se os três números concordam, não há duplicidade nem falta.
Havendo divergência pequena e teimosa, os suspeitos habituais são estorno lançado como receita e parcela contabilizada duas vezes. Para inspecionar o conteúdo do arquivo antes de importar, converter o OFX em Excel deixa tudo visível; erros de importação por sistema estão em erros comuns ao importar OFX.
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