Conciliar repasses de Stone, PagBank, Mercado Pago, iFood e Shopee

O valor que caiu não bate com nenhuma venda sua

Terça-feira entrou R$ 3.412,88 na conta. Não existe pedido de R$ 3.412,88, nem nota. Ninguém sabe de onde veio — e mesmo assim o dinheiro está lá.

Esse número é um repasse: vendas suas, já descontadas as taxas de quem processou o pagamento, somadas e depositadas de uma vez. O porquê disso está no guia de conciliação bancária para MEI e contadores.

Este guia trata do que vem depois: abrir o repasse exige o extrato da plataforma, e cada plataforma escreve o dela de um jeito diferente. O arquivo da Stone não se parece com o do iFood, nem com o do PayPal: mudam os rótulos, as colunas, o sinal do valor — e até o idioma.

Por que esse arquivo não parece um extrato bancário

Quem abre o extrato de um adquirente esperando a cara do internet banking estranha na hora, por três motivos:

• Muitas vezes não há código de banco. Boa parte é instituição de pagamento, e várias nem imprimem número de compensação. A ShopeePay é o extremo: cada linha tem data, hora, tipo e valor, e ponto. Ainda assim dá OFX — data, descrição e valor bastam.
• Nem sempre há saldo por linha. É pelo saldo após cada movimento que se percebe que faltou lançamento. Vários não têm essa coluna: iFood, Cora e InfinitePay fecham cada data com o saldo do dia, não linha a linha.
• O vocabulário é do produto. Nada ali diz "TED" ou "débito automático". Diz "Pagamento Marketplace", "Repasse iFood", "Depósito de vendas" — nomes de eventos do produto, e é esse texto que vai parar na descrição do OFX.

Maquininha, marketplace e carteira são coisas diferentes

Tratar tudo como "extrato de maquininha" é o erro que faz a conciliação começar torta. São quatro modelos distintos:

• Captura de cartão (adquirência). Stone, SumUp, PagBank, InfinitePay. A venda é sua: você atendeu o cliente e a maquininha capturou o cartão.
• Marketplace. iFood e Shopee. A plataforma intermediou a venda: recebeu o pedido, cobrou do comprador e repassa a sua parte depois de reter a comissão — dois abatimentos, não um.
• Os dois ao mesmo tempo. O Mercado Pago é marketplace (repasse do Mercado Livre) e adquirente (maquininha Point) no mesmo extrato — daí misturar repasse, liberação de saldo, Pix e maquininha num arquivo só.
• Nem uma coisa nem outra. O Asaas é cobrança: boleto e Pix por fatura, sem cartão. A Pag Útil é carteira de tributos — não tem venda nenhuma, só depósito que abastece e pagamento que quita guia. A Clara é gasto corporativo, fluxo de saída. O PayPal é recebimento internacional. Jogar os quatro na conta de "recebimento de cartão" é como o plano de contas perde o sentido.

O que cada extrato traz, plataforma por plataforma

O dicionário — o que o conversor procura em cada arquivo:

Repare no efeito: não há uma regra de direção que sirva para todos. É "+/−" na InfinitePay, "-" só no débito no iFood, "-R$" na Clara, o menos por dentro no Asaas (R$ -111,86), uma coluna Tipo na Stone e na Pag Útil, um rótulo fixo na SumUp. E a armadilha: no PagBank, DEBITO e CREDITO são bandeiras de cartão — Vendas - Disponivel DEBITO MASTERCARD é crédito de venda, não débito.

Antecipação: o recebível que muda de data e de valor

Antecipar é vender o próprio recebível com desconto — e cada extrato mostra isso de um jeito. No iFood a linha vem rotulada Antecipação semanal, ao lado do repasse; no PagBank, separada, como Taxa de antecipacao. O golpe vem em duas frentes:

• A data deixa de ser previsível. A parcela que cairia em 30 dias cai hoje. Quem projetou o caixa pela regra de repasse acha o dinheiro no mês errado — e não acha nada no mês em que o esperava.
• O valor encolhe. A diferença é despesa financeira, não desconto comercial. Lançar como desconto de venda distorce a receita bruta e some com um custo real.

O sintoma clássico é a linha do mês seguinte que não vem: o recebível já foi pago adiantado. Se o ERP ainda espera aquela parcela, a diferença persiste até alguém dar baixa nela.

Estorno, chargeback e ajuste

Três coisas diferentes que a conciliação tende a tratar como uma só:

• Estorno — a venda foi desfeita. Precisa reverter o lançamento original, não virar despesa nova.
• Chargeback — o titular contestou a compra na operadora, e o valor é retirado de você, às vezes meses depois. É o mais traiçoeiro: debita num período já conciliado e fechado.
• Ajuste ou retenção da plataforma — multa de atraso, taxa de entrega, reembolso ao comprador. Na Shopee, todos chegam com o mesmo rótulo, "Desconto Marketplace": o extrato não distingue qual é qual, e só o relatório de vendas abre o motivo.

Os três reduzem o repasse. Quem fechou o mês somando vendas brutas contra o depósito vê qualquer um deles virar diferença sem nome.

A ordem de trabalho que resolve

A regra que mais economiza tempo é a mais contraintuitiva: não tente casar o repasse com o pedido. Nunca vai bater — o repasse é agregado, o pedido é unidade. A sequência tem três níveis:

1. Banco contra extrato da plataforma. O crédito de R$ 3.412,88 é qual repasse? Aqui você só prova que o dinheiro chegou: valor e data, mecânico.
2. Extrato da plataforma contra relatório de vendas. Aquele repasse contém quais vendas, e quanto foi de taxa? É neste nível que a conciliação de verdade acontece — o único em que a diferença tem explicação. O relatório de vendas é outro arquivo, emitido à parte pela mesma plataforma; não confunda com o extrato.
3. Relatório de vendas contra o seu sistema. Aquelas vendas estão registradas? Só agora o pedido entra em cena.

Cada um desses extratos vira OFX no conversor — a lista está em bancos suportados. Depois dá para gerar um Excel a partir do OFX e somar as taxas do mês — número que quase ninguém conhece. O passo dentro do ERP está na importação de OFX no Conta Azul, Bling e Omie; se algo não bater, os erros comuns ao importar OFX tratam sintoma por sintoma. Faltou a sua plataforma? Escreva para a gente.