Como importar extrato OFX no Conta Azul

A importação mora dentro da conciliação, não numa tela de arquivos

Quem procura no Conta Azul um item de menu chamado "importar arquivo" costuma demorar para achar, porque ele não existe nesse formato. O envio do extrato acontece dentro do módulo financeiro, na área dedicada à conciliação bancária, junto da conta corrente que vai receber os dados.

Essa escolha de produto diz muito sobre o comportamento que você deve esperar. O sistema não trata o extrato como documento a ser guardado: trata como uma lista de movimentações que precisam encontrar par entre os títulos que já existem no financeiro. Por isso, logo depois do envio, você não cai numa confirmação de "arquivo importado com sucesso" — cai numa fila de itens aguardando decisão.

Vale um aviso sobre nomes de menu em geral: a interface do Conta Azul muda com alguma frequência, e rótulos exatos envelhecem rápido. O que se mantém estável é a localização conceitual — financeiro, conta bancária, conciliação.

O que precisa existir antes de você enviar o arquivo

Duas coisas precedem qualquer envio, e ignorar uma delas produz erro imediato.

• A conta bancária cadastrada. O Conta Azul pede a conta de destino antes de aceitar o arquivo. Se ela ainda não existe no cadastro, não há para onde mandar as movimentações, e o arquivo sequer chega a ser lido.
• O número escrito do mesmo jeito. Este é o detalhe que mais gera chamado. Se o cadastro tem 04182-7 e o extrato traz 041827, são dois textos distintos para qualquer comparação automática. O mesmo vale para a agência com e sem dígito.

Um terceiro item ajuda muito, embora não seja obrigatório: ter os títulos a pagar e a receber daquele período já registrados. Sem eles, cada linha do extrato vira um item órfão, e a conciliação perde o sentido — você acaba digitando manualmente aquilo que a importação deveria ter poupado.

A sequência que funciona

1. Abra o módulo financeiro e localize a conta corrente que receberá o período.
2. Entre na conciliação bancária dessa conta.
3. Escolha o envio de arquivo e selecione o .ofx no seu computador.
4. Aguarde o processamento — ele é rápido, mas em arquivos com muitos meses pode levar alguns segundos.
5. Percorra a lista resultante item a item, decidindo o destino de cada um.

O passo 5 é o trabalho de verdade; os quatro primeiros são burocracia. Quem trata a importação como concluída no passo 4 descobre no fechamento que nenhum número entrou no resultado da empresa, porque movimentação pendente de decisão não afeta relatório algum.

Como ler as sugestões automáticas

Processado o arquivo, o Conta Azul tenta adivinhar o par de cada movimentação, comparando principalmente valor e proximidade de data com os títulos em aberto. A taxa de acerto é alta em empresas com poucos lançamentos por dia.

O risco aparece na concentração. Quando três boletos de fornecedores diferentes têm valores próximos e vencem na mesma semana — situação corriqueira em comércio —, a heurística não tem como distinguir qual pagamento pertence a qual título. Ela escolhe um, e a escolha parece tão plausível quanto as outras.

A defesa é simples e custa pouco: antes de aceitar em bloco, filtre a lista pelos valores que se repetem no período e confira esses casos um a um. Nos demais, a sugestão dispensa auditoria. Trata-se de gastar atenção onde o algoritmo é fraco, em vez de distribuí-la por igual.

Categoria, cliente e fornecedor

Para as linhas que não encontram par — tarifa de manutenção, IOF, rendimento de aplicação, estorno —, o Conta Azul pede que você as transforme em lançamento novo, e aí quer saber a categoria financeira e, quando faz sentido, o cliente ou fornecedor envolvido.

Preencher isso na hora parece perda de tempo e é exatamente o contrário. A categoria é o que alimenta os relatórios de despesa por natureza; deixá-la genérica converte a importação num extrato bonito e num relatório inútil. Como essas linhas órfãs costumam ser repetitivas mês a mês — as mesmas tarifas, os mesmos tributos —, a decisão tomada com cuidado na primeira vez vira quase automática nas seguintes.

Quando o arquivo é recusado

As recusas mais comuns no Conta Azul têm causa no cadastro, não no extrato:

• A conta não aparece na lista de destino. Ela não foi cadastrada, ou foi cadastrada como outro tipo — poupança onde deveria ser corrente, por exemplo.
• O período aparece vazio depois do envio. Normalmente o arquivo cobre dias já processados, e o sistema descartou o que reconheceu pelo identificador de cada transação.
• O arquivo é rejeitado na leitura. Costuma ser dialeto: parte dos geradores emite a variante XML do formato, enquanto os sistemas brasileiros esperam a versão 1.0 em SGML.

Esse último ponto é o mais confuso para quem não conhece o formato, e o guia sobre o que é o formato OFX explica a diferença entre as gerações. Havendo dúvida sobre o conteúdo antes de subir, o OFX convertido em Excel mostra tudo em planilha.

Cuidado para não confundir: o Conta Azul também emite extrato

Existe uma ambiguidade que atrapalha buscas e merece ser dita com todas as letras. Além de receber extratos bancários, o Conta Azul emite os seus próprios relatórios financeiros em PDF, e há quem precise justamente do caminho inverso — pegar o que saiu do Conta Azul e levar para outro sistema.

São problemas opostos. Este guia trata do primeiro. Para o segundo, temos uma página específica de conversão do extrato emitido pelo Conta Azul, que lida com o layout daquele relatório. Se você chegou aqui procurando transformar um PDF do Conta Azul em arquivo importável, é para lá que deve ir.

Conferindo antes de dar o mês por encerrado

Terminada a fila, resta uma checagem que leva um minuto e evita retrabalho: comparar o saldo final da conta no Conta Azul com o saldo impresso na última linha do extrato do banco. Batendo, a importação está completa. Divergindo, o valor da diferença costuma ser literalmente o lançamento que ficou de fora — o que transforma a busca num problema simples.

Quando o banco do cliente não oferece OFX e só entrega PDF, o conversor de extrato para OFX gera o arquivo que o Conta Azul aceita. Para comparar o comportamento deste com outros sistemas de gestão, veja o panorama dos ERPs que importam OFX.